Inventurschäden – gemeint sind in der Regel negative Inventurdifferenzen – gehören zu den typischen Herausforderungen im betrieblichen Alltag von Unternehmen. Da Unternehmen häufig ihre Waren zur Aufbewahrung in die Obhut von Dienstleistern (Lagerhaltern) geben, geht diese Herausforderung auf den Lagerhalter über. Doch so einfach ist die Sache häufig nicht.
Das Verhältnis zwischen dem Unternehmen, gleichzeitig Eigentümer der Ware (Einlagerer), und dem Lagerhalter regelt ein Lagervertrag. Der Lagerhalter schuldet danach die sichere Verwahrung und haftet für die Güter. Der Lagerhalter versichert dazu oft auf Kosten des Einlagerers die Waren. Mit dem Lagervertrag geht der Einlagerer eine enge Partnerschaft mit dem Lagerhalter ein. Sollte es zu Unregelmäßigkeiten im Lagerbetrieb kommen, übertragen sich die Probleme durch Bestandsdifferenzen auch auf den Einlagerer.
Lagerhalter betreiben Logistikzentren, in denen sich häufig Warenwerte im höheren zweistelligen Millionenbereich befinden. Es werden Hochregallager genutzt, die nur über Flurförderfahrzeuge zugänglich sind. Diese Lager werden buchhalterisch mittels Lagerverwaltungssystemen (LVS) geführt. Hier werden sämtliche Warenbewegungen von der Warenannahme über die Einlagerung auf dem Lagerplatz, die Auslagerung und die Kommissionierung für Kundenaufträge bis hin zum Warenausgang elektronisch gebucht. Für die Buchung der Warenbewegungen werden Scanner genutzt, die in den jeweiligen Prozessen entsprechend integriert sind.
Bilanzierende Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, zum Geschäftsjahresende eine Inventur der Waren durchzuführen. Dies dient der Darstellung der Vermögenslage.
Die Inventur unterliegt den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung. Das bedeutet, dass die Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein und sich in angemessener Zeit nachvollziehen lassen müssen.
Weiterhin muss sichergestellt sein, dass alle Waren eine Kennung tragen, anhand derer sie eindeutig identifiziert werden können. Die Richtigkeit einer Bestandsaufnahme wird insbesondere durch einen sachgerechten Inventurablauf und das Vier-Augen-Prinzip bei der Inventuraufnahme sichergestellt.
Neben den gesetzlichen Erfordernissen zur Vermögensfeststellung durch die Inventur ist die Bestandssicherheit für Unternehmen von enormer Wichtigkeit. Ausgehend vom Bestand werden Einkaufs-/Produktionsmengen festgelegt, Produktionsaufträge gesteuert sowie gegenüber den Kunden verbindliche Liefertermine bestätigt.
Aufgrund hoher Lagermengen und eingeschränkter Zugänglichkeit in den Hochregallagern ist es fast nicht möglich, Stichtagsinventuren durchzuführen. Um eine dafür erforderliche Inventurfähigkeit sicherzustellen, wären über einen längeren Zeitraum keine Ein- und Auslagerungen möglich. Außerdem führt eine auch noch so geringe Fehlerquote bei der Komplexität einer Stichtagsinventur zu einer nicht gewünschten Bestandsungenauigkeit. Daher wird die Stichtagsinventur immer häufiger durch permanente Inventurverfahren abgelöst, für die ebenso gesetzliche Vorgaben gelten.
Permanente Inventuren werden in Verbindung mit Lagerverwaltungssystemen (LVS) unter Einsatz von Scannern durchgeführt. Die Artikel bzw. Lagerplätze werden schon während des Geschäftsbetriebes gezählt und die Ergebnisse elektronisch als Inventurzählung dokumentiert. Am Ende eines Geschäftsjahres werden nur noch die Artikel oder Lagerplätze aufgenommen, die vorher noch keine Zählung erfahren haben sowie Stichprobenkontrollen der im Laufe des Jahres vorgenommenen Zählungen durchgeführt.
Permanente Inventuren haben sich in der Praxis bewährt und tragen den gesetzlichen Anforderungen sowie der für die Unternehmenssteuerung erforderlichen Bestandssicherheit Rechnung.
Es liegt in der Natur der Sache, dass die Ursachen für Inventurschäden meist in der Vergangenheit liegen. Mögliche Ursachen für Inventurschäden sind:
1. Schwund und Diebstahl
2. Fehler in der Warenwirtschaft bzw. Fehler im LVS (technischer und/oder menschlicher Natur)
3. Beschädigungen und Qualitätsverluste
4. Organisatorische Mängel
Weiterhin stellt sich die Frage, wer den eingetretenen Inventurschaden trägt. Dazu ist zunächst auf den Lagervertrag zu verweisen. Doch nicht in allen Fällen stellen sich die vertraglichen Verhältnisse klar dar. Auch die hinzugezogenen Juristen der beteiligten Parteien kommen nicht unbedingt zu einer übereinstimmenden Auslegung des Lagervertrages. Kommt es zu keiner Einigung der Parteien, kann nur noch der Rechtsweg beschritten werden.
Die folgenden Fallbeispiele zeigen auf, zu welchen Themenstellungen wir hinzugezogen wurden bzw. werden.
Fallbeispiel 1:
Ein Automobilzulieferer (Einlagerer) stellt sich auf die Entwicklung hin zur E-Mobilität ein und beschließt die Lagerkapazitäten entsprechend nach unten anzupassen. Die bestehenden Lager werden von verschiedenen Lagerhaltern betrieben. Es werden Lager umstrukturiert und zusammengelegt. Für eine Zusammenlegung der Lager ist es erforderlich, vorher ein bestehendes Lager mit einer zusätzlichen Regalanlage aufzurüsten.
Der Einlagerer schließt mit dem einen Lagerhalter Verträge zur Erweiterung des Lagers mit der oben genannten Regalanlage ab. Dem anderen Lagerhalter kündigt er das bestehende Lager zu einem fixen Termin in der Zukunft.
Grundlegende Problematik war, dass die neue Regalanlage noch nicht fertig gestellt war, als das eine Lager zum Fixtermin aufgelöst wurde. Zur Überbrückung wurde zwar übergangsweise auf ein zusätzliches Lager ausgewichen, was aber erheblichen zusätzlichen logistischen Aufwand erzeugte. Der Lagerhalter konnte zu dem Zeitpunkt nicht das erforderliche Personal stellen, um den zusätzlichen logistischen Aufwand zu bewältigen.
In der Folge mussten zahlreiche Sonderfahrten für die Nachlieferung von Teilen zum Einlagerer selbst sowie zu dessen Kunden durchgeführt werden.
Vor dem Hintergrund der Komplexität solcher Umstrukturierungsprojekte war es nicht nachvollziehbar, warum die Kündigung des einen Lagers durch den Einlagerer so frühzeitig schon vor Baubeginn der Regalanlage fixiert wurde, ohne entsprechende Übergangs- bzw. Pufferzeiten zu berücksichtigen.
Der Einlagerer berief sich auf den Lagervertrag, wonach der Lagerhalter für die Bewirtschaftung des Lagers ausreichend Personal bereithalten muss.
Der Lagerhalter hatte keinen Einfluss auf die zu frühe Kündigung des einen Lagers und konnte so unvorhergesehen und kurzfristig nicht das notwendige Personal stellen. Wir sahen die Ursächlichkeit für den zusätzlichen Aufwand zum größeren Teil beim Einlagerer und haben eine Quotelung von 80% Einlagerer/ 20% Lagerhalter empfohlen. Da wir unser Ergebnis entsprechend argumentieren konnten, haben sich die Parteien auf Basis unserer Empfehlung verglichen.
Fallbeispiel 2:
Ein Lebensmittelhersteller (Einlagerer) sowie der Lagerhalter vereinbaren die Umstellung auf ein neues Lagerverwaltungssystem (LVS). Ursprünglich wurde das LVS des Lagerhalters eingesetzt, nach der Umstellung wird das LVS eines großen Softwareherstellers eingesetzt, das mit dem schon eingesetzten System beim Einlagerer korrespondiert.
Die Umstellung war mit erheblichen Problemen verbunden. Bestellte und laut Bestand vorhandene Ware wurde nicht ohne Weiteres gefunden. Die Kunden können nicht im normalen Umfang beliefert werden. Nachlieferungen im Lebensmittelbereich sind nicht möglich. Weiterhin kommt es zu Fehlkommissionierungen im Versand. Kunden werden mit falschen Waren beliefert, die retourniert wurden.
Neben Umsatzausfällen im Millionenbereich kommt es bei der anschließenden Geschäftsjahresinventur zu erheblichen Inventurdifferenzen mit hohen sechsstelligen EUR-Beträgen. Laut dem Lagervertrag kommt der Lagerhalter für die negativen Inventurdifferenzen auf. Die Besonderheit dabei ist, dass die positiven Inventurdifferenzen nicht aufgerechnet werden, so war es im Lagervertrag vereinbart. Der Lagerhalter sieht das anders, es wurde letztendlich gerichtlich geklärt.
Weiterhin wurde vereinbart, dass der Lagerhalter eine permanente Inventur durchführt. Solange noch nicht das permanente Inventurverfahren zur Anwendung kommt, ist weiterhin eine Stichtagsinventur durchzuführen.
Dem Lagerhalter war es zunächst nicht gelungen, das permanente Inventurverfahren zur Anwendung zu bringen. Daher war eine Stichtagsinventur durchzuführen.
Unsere Aufgabe war es, die bereits durchgeführte Stichtagsinventur zu prüfen und die Inventurdifferenzen festzustellen.
Zu der Durchführung einer Inventur gehört eine entsprechende Vorbereitung. Die Vorgehensweisen sind im Vorfeld in Anleitungen und Inventurleitfäden zu dokumentieren. Der Ablauf einer Inventur lässt sich grob wie folgt unterteilen:
• Erstellung Inventurzählbelege
• Bestandserfassung mittels Scanner
• Prüfung der Zählungen, Vollständigkeit
• Veranlassen einer Nachzählung
• Verbuchung der Inventurzählbelege
• Unterschriften des jeweiligen Zählteams
Der Soll-Bestand wurde exemplarisch bei einer Auswahl von Artikeln mittels einer Bestandsfortrechnung geprüft. Hierzu werden ausgehend vom letzten dokumentierten Bestand alle Zu- und Abgangsbuchungen geprüft und berücksichtigt.
Bei einer abschnittsweisen Durchführung einer Stichtagsinventur ist darauf zu achten, dass eine Inventurfähigkeit gewährleistet ist, und keine offenen Zu- oder Abgangsbuchungen im LVS vorhanden sind.
Unser Gutachten diente zur Vorlage im Gerichtsverfahren und war Basis für den geschlossenen Vergleich.
Fallbeispiel 3:
Der Lagerhalter 1 bewirtschaftet ein Lager für Elektronikwaren, im Wesentlichen aus dem Bereich der Unterhaltungselektronik. Im Zuge von Lageroptimierungen kooperierte der Lagerhalter 1 mit dem Lagerhalter 2. Die Elektronikwaren wurden zu großen Teilen in die Lagerhallen des Lagerhalters 2 umgelagert, in denen auch noch Waren anderer Einlagerer lagerten. Das Lager des Lagerhalters 2 wurde so zu circa 50 % mit Elektronikwaren belegt. Der Wert der Elektronikwaren betrug einen deutlich zweistelligen Millionenbetrag. Der Lagerhalter 1 verfügte weiterhin noch über eigene Lager für diese Elektronikwaren. Folglich gab es einen Warenverkehr zwischen diesen beiden Lagern.
Beide Lagerhalter vereinbarten, für die Bewirtschaftung des Lagers das LVS des Lagerhalters 1 einzusetzen, nicht das LVS des Lagerhalters 2.
Beginnend mit einer Geschäftsjahresinventur wurden über einen Zeitraum von einem Jahr mehrmals Fehlbestände insbesondere bei Notebooks festgestellt. Diese Bestandsdifferenzen summierten sich im Laufe der Zeit auf einen siebenstelligen Betrag.
Wir wurden vom Versicherer des Lagerhalters 2 beauftragt, die Vorbereitung und Durchführung der Stichtagsinventur zu begleiten sowie nach Möglichkeit die weiter zurückliegenden Fehlmengen zu klären. Zum Auftragsumfang gehörte zudem, die Maßnahmen gegen Einbruch und Diebstahl sowie ein mögliches Organisationsverschulden zu prüfen.
Im Zuge der Ermittlungen stellte sich heraus, dass beide Logistiker im für die Elektronikwaren relevanten LVS gebucht und gearbeitet haben. Zusätzlich legte ein Cyberangriff die IT des Logistikers 2 lahm, so dass die Scanner für einen mehrwöchigen Zeitraum nicht genutzt werden konnten. Die Lagerbewegungen wurden anhand ausgedruckter Belege vom Lagerhalter 2 durchgeführt und vom Lagerhalter 1 in dessen LVS gebucht. Durch die manuelle Arbeitsweise erhöhte sich automatisch die Fehlerquote und somit die Bestandsungenauigkeiten. Somit liegt die Verantwortung für die Buchhaltung der Bestände bei beiden Lagerhaltern und kann nicht allein dem Lagerhalter 2 zugeschrieben werden.
Die weiteren Untersuchungen haben ergeben, dass die Maßnahmen zur Einbruchs- und Diebstahlsicherung dem Branchenstandard beziehungsweise den Anforderungen des AEO-Zertifikates entsprechen. Es wurde dem Einbruchs- und Diebstahlrisiko hinreichend vorgebeugt.
Nach einer Analyse der Lagerprozesse auf Basis vorhandener Arbeitsanweisungen konnte unserseits ein Organisationsverschulden des Lagerhalters 2 ausgeschlossen werden.
Arnd Beilfuß, Dipl.-Ing. (FH), Sachverständiger für Betriebsunterbrechungs- und Warenschäden, C. Gielisch GmbH